секретарь-референт
Обязанности:
- Планирование рабочего дня руководителя: разработка и согласование графика проведения встреч, визитов, звонков, приемов и иных действий; - Обеспечение руководителей всем необходимым для работы - исправной организационной техникой, канцелярскими принадлежностями; - Подготовка заседаний, встреч, совещаний, проводимых руководителем. Сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте их проведения, повестке дня; - Ведение протоколов и других документов, фиксирующих ход и результат встреч, заседаний, переговоров; - Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и офиса Общества; - Контроль за выполнением поручений руководителя; - Информирование исполнителей о приближающихся сроках выполнения поручений или документов; - Организация командировок руководителя (заказ билетов и бронирование гостиницы); - Составление писем, запросов, других документов по поручению руководства; - Прием всех поступающих в Общество звонков, фиксация поступивших сведений и их передача ответственному лицу или распределение по назначению в соответствии с установленным порядком; - Прием документов и заявлений на подпись руководителю, их регистрация, учет и передача руководителю; - Доведение к сведению работников структурных подразделений организации указаний, распоряжений руководства и контроль их исполнения; - Сбор информации, подготовка и предоставление руководству аналитических, информационных, справочных и других отчетов; - Организация и ведение делопроизводства, получение корреспонденции, направляемой в адрес руководителя; - Запись посетителей на личный прием к руководителю, организация их приема (при необходимости - встреча и размещение гостей); - Организация кофе-брейк; - Выполнение копировально-множительных работ любой сложности и объема; - Ведение табеля учета рабочего времени работников, отслеживание посещаемости работников; - Заказ канцтоваров, расходных материалов и т.д; - Выполнение служебных поручений руководителя; - Оказание поддержки работникам структурных подразделений в процессе работы (оформление документов, печать, сканирование и т.д.); - Выполнение иных оперативных поручений руководителя. |
Требования:
Образование: высшее, среднее специальное;
Опыт работы: не менее 3 лет в крупных и средних компаниях секретарем, помощником, референтом;
Грамотная речь;
Владение ПК и умение работать с оргтехникой;
Опыт работы в системе электронного документооборота;
Знание основ делопроизводства;
высокие коммуникативные навыки;
оперативность в выполнении поставленных задач;
презентабельный внешний вид, знание делового этикета;
ответственность, инициативность;
Как преимущество владение французским или арабским языком приветствуется, но не обязательно.
Условия:
Работа в динамично развивающейся компании;
График работы 5/2 с 09:00 до 18:00 (выходные - суббота, воскресенье);
Офис: ст. м. Бауманская (2 минут пешком);
Заработная плата по результатам собеседования в зависимости от квалификации и опыта работы кандидата;
Испытательный срок 3 месяца;
Возможность реализации себя в новых проектах компании.